Ladok

2021-06-02

Ett mål i Ladoks verksamhetsplan är att förbättra användbarheten för lärare. Som en del av detta arbete kommer vi att förändra vyerna för rapportering och attestering (för kurs- och aktivitetstillfälle). De uppdaterade vyerna är planerade att levereras i uppgraderingen till version 1.74.0, den 15 september.

Varför ändrar vi vyerna?
Det senaste halvåret har konsortiet arbetat med en uppdatering av den tekniska grund som Ladok vilar på. I samband med att vi ändå behövde arbeta om koden bakom vyerna för rapportering och attestering passar vi på att genomföra en del efterfrågade användbarhetsförbättringar. Målet med detta är att göra vyerna mer lättöverskådliga och tydliga och i förlängningen göra Ladok till ett mer användarvänligt system. Förslagen till förändringar har tagits fram via enkäter, användarstudier och intervjuer, d.v.s. i dialog med dem som rapporterar och attesterar betyg till vardags.

Hur kommer vyerna att ändras?
På det stora hela kommer hanteringen för lärare vara sig lik. Den största förändringen är att betyg anges på ett nytt sätt, men det finns också en hel del mindre förändringar. De stora flödena för att rapportera och attestera ska fungera som vanligt.

 

Tidsplan

26 maj – Pilottest inleddes på BTH
Under maj påbörjades pilottestning av de förändrade vyerna på BTH. Testet kommer att pågå hela sommaren, fram tills dess att vyerna släpps för samtliga lärosäten. Syftet med testerna är att låta lärare rapportera och attestera i de nya vyerna och lösa eventuella problem innan lanseringen till samtliga lärosäten.

12 augusti – Tematräff och utbildningsmaterial
Den 12 augusti kommer vi hålla en tematräff för samtliga lärosäten. Under träffen ni kommer få mer information om vyerna, demo av dem samt ges tillfälle att ställa frågor. Träffen riktar sig främst till lokala kontaktpersoner och personer som jobbar med att utbilda lärare i systemet.

Mötet spelas in och finns tillgängligt i efterhand.

Skicka gärna in frågor och funderingar i förväg så att vi kan anpassa träffen efter detta. Skicka dem till utbildning@dev.ladok.se senast måndag den 9 augusti.

I samband med detta kommer även visst utbildningsmaterial att publiceras för att lärosätena ska kunna börja informera sina användare om de kommande förändringarna.

15 september – Leverans av förändrade vyer för rapportering och attestering
Vid sprintuppgraderingen den 15 september (version 1.74.0) planerar vi att leverera de förbättrade vyerna till samtliga lärosäten.

I samband med detta kommer komplett utbildningsmaterial över de nya vyerna finnas tillgängligt på ladok.se.

2021-05-26

Den gemensamma Ladoksupporten tar emot ärenden från en begränsad grupp av personal inom lärosätenas egen lokala Ladoksupport.

Incidenter, felanmälan, frågor och ändringsbehov

Under perioden 12 till 23 juli hanteras endast ärenden som gäller akuta incidenter och driftproblem. Rapportera sådana genom att ringa vårt supportnummer alternativt lägga ett ärende i Ladoksupport i JIRA. Övriga ärenden som rapporteras mellan dessa datum hanteras så snart som möjligt efter 23 juli.

Beställningar

Certifikat

Certifikatsärenden hanteras som vanligt under hela sommaren.

Övriga beställningar

Under perioden 12-30 juli hanteras inga beställningsärenden (förutom certifikat) via Ladokbeställning, t ex identitetshantering, grunddata, nationella behörigheter etc. Under perioden 28 juni -11 juli samt 31 juli -13 augusti kommer beställningar att hanteras med någon veckas fördröjning, så var ute i god tid. Lägg helst in beställning senast 2 juli om hantering önskas innan 12 juli.

Överföring av urvalsresultat

29 juli sker publicering av urvalet inför HT2021 från NyA till Ladok. Urvalsöverföringen kommer att övervakas. Det tar tid innan den är färdig, normalt ungefär en dag.

Trevlig sommar!
Hälsningar från Ladoksupporten

2021-05-20

Strax före jul lanserades den nya översiktssidan för pågående rapportering i Ladok. Översiktssidan är tillgänglig för alla lärosäten och syftet med den är att administratörer och ansvariga för utbildningen ska ha möjlighet att enkelt få en överblick över de resultat som inte är hanterade. Genom att tidigare hitta resultat som inte attesterats av examinator kan man fånga upp och snabbare göra resultatet tillgängligt för studenten.

Annika Björklund, dåvarande verksamhetsexpert i Ladokkonsortiet, berättar att önskemål kring att kunna hålla koll på vilka resultat som attesterats inkommit till Ladokkonsortiet. När utvecklingsteamet tog sig an önskemålet så undersökte man behovet tillsammans med ansvariga och användare på konsortiets pilotlärosäten. Utifrån den analysen togs den nya överssiktssidan fram, med överblick över status för resultat men också möjligheten att avisera examinator på nytt. Sidan ligger som en ny flik under rapportering av kurstillfällen.

”Vi har fått i princip genomgående positiv respons, det är en mycket uppskattad funktionalitet” berättar Thomas Arnqvist som är lokal kontaktperson för Ladok på Uppsala universitet, ett av pilotlärosätena. ”Det är till stor hjälp för att kunna fullgöra myndighetsutövningen, ett mejl eller annan avisering är lätt att missa och då är det bra att det går att påminna på nytt. Det är även lätt att missa att avisera en examinator när klarmarkeringen görs och nu är det möjligt att följa upp och eventuellt avisera. Inför brytdatum för årsredovisning kan institutionen även följa upp resultatrapporteringen så att så mycket som möjligt är attesterat i tid.”

Efter att den nya sidan blev tillgänglig i systemet har återkoppling samlats in från användarna på pilotlärosätena och synpunkter kommit in i form av supportärenden från lärosätena. Med utgångspunkt från den har förbättringar gjorts, som nådde användarna i version 1.67 som var klar i mitten av maj.

”Att leverera, låta funktionen användas en period, lyssna in med användare och sedan göra justeringar är ett sätt att arbeta som fungerat bra” säger Annika Björklund.

Thomas Arnqvist berättar att ”Det har varit positivt att delta som pilotlärosäte. Vi deltog i aktiviteter under hösten då vi kunde testa en prototyp och lämna synpunkter. Vi har även haft möjlighet att tillsammans med några av våra slutanvändare träffa utvecklare för att diskutera förslag och alternativa lösningar för en vidareutveckling och förbättring efter att funktionen infördes i produktionsmiljön.”

Läs mer om hur konsortiet arbetar med pilotlärosäten
Lathund som beskriver översiktssidan för pågående resultatrapportering

 

2021-05-17

Nu börjar högtrycket för examenshandläggarna närma sig. För att stötta upp under perioden har konsortiet tagit fram ett antal frågor och svar kring bevisförberedelser och utfärdandet av examensbevis. Till exempel finns tips på hur man undviker att få en tom sida i examensbevis, hur man tar fram ett examensbevis med nytt personnummer och hur man kan se noteringar som gjordes i ett bevisärende i gamla Ladok.

Du hittar dokumentet på utbildningssidan för att utfärda examensbevis. Dokumentet riktar sig till examenshandläggare.

Mer utbildningsmaterial
På sidan som är länkad ovan finns ytterligare utbildningsmaterial som guidar handläggarna i hur de utfärdar examensbevis.

2021-04-26

Den 21 april deltog lärosätenas lokala kontaktpersoner på en träff som arrangerades av Ladokkonsortiet. Uppslutningen var stor och det fanns utrymme för både information och diskussion deltagarna emellan.

Det var stort intresse för informationen som verksamhetsexperter Moa Eriksson och Jan Winkle gav om hur konsortiet jobbar med digital analys av användning av Ladok. Med hjälp av mätpunkter på relevanta ställen i systemet kan utvecklingsteamen följa hur många användare som når en viss funktion, hur man navigerar i systemet och hur funktionerna används. Ett exempel var mätning av hur många användare som når attesteringsfunktionen för resultat via den genväg som finns på startsidan. Utvecklingsteamet kan sedan använda mätdatat till att förbättra systemet så att de avsedda effekterna uppnås.

Mari Sandin, lokal kontaktperson för Örebro universitet, konstaterar att mätningarna även är intressanta för lärosätenas eget arbete med sina användare av systemet:
– Informationen om mätningarna i Ladok väckte nog många tankar och önskemål hos de flesta av oss. Det finns otroligt mycket vi både skulle vilja veta och även behöva veta om hur våra användare faktiskt jobbar i Ladok. Vi tror säkert en hel del som inte alls stämmer. Jättespännande, och jag hoppas vi får ta del av mer resultat av olika mätningar längre fram.

Deltagarna hade flera uppslag till hur mätningar kan användas på olika sätt. Många önskade att ta del av mätdata för det egna lärosätet. Idag görs dock ingen lärosätesspecifik mätning utan mätningarna är aggregerade för alla lärosätens användare. Mätdata kan också bidra på ett tydligare sätt till den övergripande prioriteringen av vad som är i fokus i utvecklingen av Ladok.

Håkan Fasth, lokal kontaktperson från Högskolan i Halmstad, hoppas att det kommer bli möjligt att ta del av mätdata för det egna lärosätet:
– Jag hoppas såklart på användarstatistik på lärosätesnivå, så att vi kan arbeta mer med att få till bättre processer lokalt. Statistik är alltid bra att använda som motivering till varför översyn kan behövas.

Verksamhetsexpert Matz-Ola Cajdert berättade om vad som är nytt inom den nationella hanteringen av lärosätesgemensamt data samt vissa rutiner och rekommendationer. Ett förtydligande av vägledningen kring hantering av felaktigt inlagda avbrott på kurs kopplat till rutinerna hos CSN efterfrågades, vilket Matz-Ola tog med sig tillbaka till dialogen med CSN. Vidare berättade verksamhetsexpert Gunnar Råhlén om vad som pågår i arbetet med LIS-adaptern som kan användas för lärosätenas integrationer med Ladok.

Deltagarna diskuterade också i grupper om och hur man i så fall skulle önska utökade nätverksträffar mellan lärosätenas lokala Ladok-förvaltningar. Grupperna kom fram till att nätverkande är viktigt och nyttigt och att det finns ett behov av att träffas mer. Flera lärosäten ingår redan nu i olika nätverk som initierats av de medverkande parterna, men man ser ändå att det skulle vara hjälpsamt om konsortiet kunde hjälpa till i uppstarten av fler nätverk. Jan Winkle från konsortiet har ett särskilt uppdrag att bidra i det arbetet.

Mari och Håkan konstaterar båda att just utbytet av erfarenheter mellan lärosätena är mycket värdefullt. Mari säger att:
– Just den här typen av träff handlar ju mycket om information, men det är jättebra när vi även bryts ut i mindre grupper. Då får vi chansen att prata och utbyta arbetssätt, idéer och erfarenheter. Även om våra organisationer skiljer sig lite och vi jobbar olika ibland, så är det alltid bra att bara kunna höra ”hur gör ni?”.

Du hittar material från träffen på Ladok Vägledning (kräver inloggning).

Nästa träff för lokala kontaktpersoner planeras till efter sommarsemestern.

2021-04-22

Den 12 april hölls en tematräff på Zoom kring användningen av Ladok för att hantera forskarutbildning. Inbjudna till träffen var lärosätenas lokala kontaktpersoner för Ladok, som i sin tur även bjöd in ytterligare deltagare med intresse för temat. Över 80 personer deltog vilket får tolkas som att det finns ett tydligt behov av att prata om just hanteringen av forskarutbildning.

Under träffen berättade verksamhetsexperter från Ladokkonsortiet om flera av de förbättringar som gjorts i systemet under senaste år, samt var det går att hitta ytterligare information om funktionaliteten. Deltagarna hade också fått möjlighet att ta upp frågor både inför och under träffen, vilket många också gjorde. Flest frågor rörde studiedeltagande och resultatrapportering för forskarutbildning. Konsortiets verksamhetsexperter besvarade dessa men lärosätenas deltagare kunde också hjälpa varandra genom att berätta om hur man gör på det egna lärosätet.

– Jag inser hur lite jag kan om Ladok, konstaterar Carina Gyllberg, som är utbildnings- och forskningshandläggare på BTH.

Hon fortsätter att berätta:
– Jag tar med mig att vi ska titta närmare på moduler vid registrering av forskningsarbete och på om forskarstudenten själv ska registrera sig i Ladok.

Träffen avslutades med en diskussion om hur prestationer från andra lärosäten dokumenteras för doktorander. Linnéuniversitetets deltagare på träffen lyfte ett önskemål om att alla lärosäten bör dokumentera de prestationer som en doktorand genomfört på lärosätet direkt i Ladok. På så vis hoppas man underlätta för alla genom att minska hantering av pappersintyg som skickas mellan lärosätena. Många uttryckte att de höll med och diskussionen fortsätter på Ladokforum för att följa upp och sprida budskapet till fler (inloggning krävs för att läsa tråden i forumet).

Carina Gyllberg säger:
– Allt under träffen var intressant men genomgången av inskickade frågor var mycket givande.

Träffen spelades in och finns tillgänglig på https://dev.ladok.se/moten/tematraffar tillsammans med materialet som presenterades under träffen.

2020-12-18

Nytt Ladok för studenter

Under höstterminen har utveckling av ett nytt Ladok för studenter pågått. Målsättningen är att ta fram ett gränssnitt med samma funktionalitet i ”ny kostym”. Studenterna ska alltså kunna använda samma funktioner som idag, men med ett annat utseende. Det nya gränssnittet ska, förutom att bättre möta studenternas behov, även fungera smidigare i mobiltelefoner och leva upp till tillgänglighetsstandarden WCAG på nivå AA.

Vi planerar att leverera det nya Ladok för studenter i version 1.61.0 (17 feb i produktionsmiljön). Efter leveransen kan lärosätena styra när de börjar använda det nya Ladok för studenter.

 

Informationsmöten

Inför övergången bjuder vi in till två informationsmöten:

 

Utbildningsmaterial

Lathundar och filmer finns på utbildningssidan för Ladok för studenter.