Ladok

2019-12-18

Styrelsen beslutade om Verksamhetsplan för 2020 på sitt styrelsemöte den 6 december. Förslaget har arbetats fram genom att samla input från bland annat en enkät till lärosätena, supportärenden och tidigare önskemål från lärosätena. Dessa har bearbetats och diskuterats med prioriteringsgruppen för det löpande utvecklingsarbetet och målförslag har formulerats.

Prioriteringen av vad som är viktiga mål att fokusera på under 2020 har gjorts tillsammans med den av SUHF utsedda Verksamhetsplanegruppen. Den består av 2 lokala kontaktpersoner, 2 IT-chefer och 3 SA-chefer.

Under våra styrdokument kan du läsa verksamhetsplanen och målen för nästa år.

Inför 2020 vill jag också blicka bakåt och 2019 har varit ett händelserikt år. Vi har under året beslutat om en ny strategi, utrett styrform för Ladok framöver och arbetat med verksamhetsplanen för 2019. Jag vill tacka alla för gott samarbete under året och önska er alla en God Jul och ett Gott Nytt År.

Mauritz Danielsson
Konsortiechef

Nu finns nya e-learningkurser som beskriver hur en användare i Ladok rapporterar respektive attesterar resultat via den nya betastartsidan. I kurserna demonstreras t.ex. hur en användare rapporterar på modul eller på aktivitetstillfällen, attesterar resultat eller tar bort attesterade resultat. Målgruppen för kurserna är personer som ska börja rapportera eller attestera resultat i Ladok, och som inte har några förkunskaper om systemet.

Kurserna finns tillgängliga på svenska och engelska.

Här hittar du kurserna:

Kurserna finns tillgängliga i tre format:

  • Webblänk: som leder till extern hemsida där kursen publicerats
  • Inbäddningskod: hämta inbäddningskoden för kursen för att bädda in kursen i lärosätets egen lärplattform eller medarbetarwebb
  • SCORM-fil: ladda ner filen för att kunna ladda upp kursen på lärosätets egen lärplattform

E-learningkurser om ursprungliga startsidan

De tidigare e-learningkurserna som beskrev resultathanteringen via den ursprungliga startsidan kommer att tas bort när den ursprungliga startsidan tas bort ur Ladok.

2019-12-05

Ladokkonsortiet mottog i våras en skrivelse från 10 lärosäten om synpunkter på hanteringen av forskarutbildningen i Ladok. Synpunkterna var formulerade av forskarutbildningsadministratörer från Blekinge tekniska högskola, Göteborgs universitet, Högskolan i Borås, Karlstads universitet, Karolinska institutet, Linköpings universitet, Linnéuniversitetet, Mittuniversitetet, Uppsala universitet och Örebro universitet.

Skrivelsen bestod av många olika sorters synpunkter och för att bättre förstå behovsbilden anordnades en träff den 3 september för forskarutbildningsadministratörer från de lärosäten som stod bakom skrivelsen. En sammanfattning av dagen är att ”den runda forskarutbildningen” inte passar in i det kantiga systemhålet och att Ladok behöver bli bättre på att förstå och försöka forma för att åstadkomma en bättre passning.

Ladok har byggts med grundtanken att alla utbildningsformer ska hanteras på ett likartat sätt. Baksidan med den generaliseringen är att terminologin behöver fungera inom alla utbildningsformer/typer och att förbättringar som gagnar flera utbildningsformer/typer inte alltid uppfattas som förbättringar för forskarutbildningen och därmed inte sprids hela vägen ut till användarna.

Utifrån träffen med forskarutbildningsadministratörerna har konsortiet fortsatt förbättringsarbetet och nedan listas de åtgärder som gjorts under 2019 för att förbättra forskarutbildningen och de identifierade förbättringarna som planeras in för 2020.

Åtgärdat under 2019

  • I beslut om tillgodoräknanden kan nu rättningar göras som inte påverkar själva beslutet.
  • Systemet minns att användaren använder halvår, inte termin.
  • Förenklad dialog vid skapandet av individuellt åtagande. Värden föreslås vid skapa individuellt tillfälle, d.v.s. förenklingar i flöden för att lägga in information om studierna, de individuella åtaganden som registrering gör på.
  • Möjlighet att märka ”andra resultat” med forskarutbildningsämnet så att alla resultat presenteras samlat med möjlighet till summering för forskarutbildningsämnet. (Andra resultat innebär resultat som dokumenteras i efterhand utan motsvarande post för registrering, initialt skapat för konverterade resultat inom forskarutbildningen men möjligt att använda även för nytillkomna resultat).
  • Möjlighet att rätta annat resultat.
  • Nu är det möjligt att ta med modulresultat i examensbevis vilket möjliggör att licentiatuppsats kan hanteras som ett delresultat.
  • Rättigheter för att attestera resultat kan avgränsas från tex forskarutbildning inom viss organisation ner till viss student. Stöd för att via startsidan i Ladok enkelt komma till rätt vy för väntande attestering förfinnas och användartestas.
  • Möjlighet att avgränsa på forskarutbildning i utdatasammanhang där utbildning utgör en av utsökningsparametrarna.
  • Genväg för att lägga in studieaktivitet och –finansiering.
  • Registrering av flera studenter utifrån tidsperiod på olika tillfällen för samma utbildning.
  • Utdata för doktorander som visar respektive doktorands handledare.
  • Förbättringar av Lathundar.
  • Nu visas uppgift om studieaktivitet även i studentgränssnittet, studenten ser kalenderhalvår och studieaktivitet.
  • Nationell översikt

Identifierade förbättringar som kvarstår att införa och som finns med planeringen för 2020

  • Förenklingar för att dokumentera deltagande under ett halvår(period) istället för att tvinga fram inläggning av information om studierna (individuella åtaganden) och registrera.
  • Att i intyg och vyer kunna separera/filtrera på endast forskarutbildning så det blir enklare och renare med bara den utbildningform/typ man vill se för tillfället. I samband med detta redovisa summeringar för det som presenteras.
  • Komplettera intygen med uppgift om handledare
  • Beräkna och visa ackumulerad aktivitetsgrad per student
  • Möjliggöra Attestering av flera studenter/resultat under en tidperiod utan att examinator behöver återautentisera sig (konfigurerbart per lärosäte)
  • Kunna skapa ny annan merit direkt vid hantering av ett tillgodoräknande istället för att behöva göra det separat i förväg.
  • Effektivare hantering av studieaktivitet och -finansiering då många studenter ska hanteras i följd.

 

Här kan du läsa om det tidigare mötet i höstas med administratörer inom forskarutbildningen.

2019-12-02
Sedan mitten av augusti 2019 använder vi Google analytics i Ladoks produktionsmiljöer; på administratörs-delen och på student-webben. Med statistikens hjälp kan vi följa besökarnas flöde, från det de kommer in och får viktig information om besökarnas beteenden som hjälper oss vid utvecklingen av systemet.
Anders Stenebo, interaktionsdesigner för Ladok, är en av de som kommer att kunna dra nytta av statistiken.

Hur kommer Google Analytics att användas?

– Första delmålet var att få igång Google Analytics och validera hur grundläggande tankar om användaren överensstämmer med statistiken. Frågan vi ville ha svar på var vilka specifika saker vi behöver se över.

Hur ser statistiken ut idag?

– Det vi har lärt oss är att en stor mängd är Mac-användare, 20 % av användarna, samt att det fortfarande är några som använder Internet Explorer. Vi har inte specifikt testat på Mac-datorer men så fort vi fick se det här så beställde vi ett antal Mac-datorer som vi kan testa på. En annan sak som vi antog men inte hade statistik på var att större antalet användare sitter med stora skärmar eller rättare sagt högskärmupplösning. Det här innebär att vi behöver se över designriktlinjerna och ha ett litet annorlunda tänk när vi tar fram nya dialoger.
I studentgränssnittet var det egentligen ingenting som kom som en överraskning. Flödet är oftast att gå in på startsidan och kolla eller gå in på en kurs och kolla nyligen publicerade betyg.

Vad är målet?

– Nästa steg blir att analysera vilka sidor som används mest och hur flödet ser ut där. Sen jämför vi det med våra användarstudier och resultat från våra Ladoks eget mätsystem. Först och främst så kommer vi att mäta och följa upp nya funktioner och dialoger för att se om och hur de används.

Kort fakta

Administratörerna loggar in från 45 länder och  studenterna loggar in från 137 länder. Omkring 45 % av studenterna använder Ladok på mobiltelefon och endast 1 % av administratörerna, se nedan.

Administratörernas enheter

Studenternas enheter

2019-11-28

Nu är prioriteringsgruppen för 2020 utsedd. Lärosätenas lokala kontaktpersoner har sänt in förslag på deltagare och gruppen för 2020 består av sju representanter från olika lärosäten.

Prioriteringsgruppens träffas varannan vecka och är en rådgivande grupp till produktägaren och konsortiet i  de löpande prioriteringar som rör utvecklingen av Ladoks funktionalitet och i förekommande fall frågor som rör tjänsterna drift och support av systemet.  Representanterna sitter i två år och varje år byts hälften av representanterna ut.

Deltagare i prioriteringsgruppen 2020

Från lärosäten

  • Karolina Tuvesson, BTH   2019-2020
  • Stellan Englen, CTH  2019-2020
  • Camilla Gustafsson, MDH  2019-2020
  • Dennis Lundberg, MDH  2019-2020
  • Karim Andersson, LU  2020-2021
  • Håkan Fasth, HH  2020-2021
  • Gun Wallius, GU     2020-2021

Deltar från konsortiet gör Catherine Zetterqvist, LNU, produktägare för Ladok och Anette Eriksson, KAU, administrativt stöd.

Här kan du följa gruppens arbete.  (Länken ligger bakom inloggning).

2019-11-25

Titta på inspelningen i efterhand

Här hittar du tidigare inspelningar och presentationer.

På agendan den 26 november:

  • Status VP2019+2020, Mauritz Danielsson.
  • Sprintar/leveranser vid terminsstart, Catherine Zetterqvist.
  • Deltagare i priogruppen, Catherine Zetterqvist.
  • Status i arbetet med stöd för utbildningsplanering, Malin Zingmark.
  • Enkät, driftmiljöer , Staffan Ekstedt.
  • Resultat från enkät om verksamhetsstöd, Anna Åhnberg.
2019-11-20

Under en heldag, onsdagen den 20 november, samlades representanter från Sveriges Universitets- och Högskoleförbund, SUHF för att tillsammans med konsortiets ledningsgrupp gå igenom målen i verksamhetsplanen.

För första gången har konsortiet bett representanter från SUHF att hjälpa till i arbetet med prioriteringarna i verksamhetsplanen. Deltagarna i den rådgivande gruppen var utvalda av SUHF och träffade konsortieledningen för att föra fram sina synpunkter kring verksamhetsplanens mål och prioriteringar.

Olika lärosäten har olika förutsättningar, så många resonemang handlade om att resonera och diskutera olika infallsvinklar och hitta lösningar som kan komma alla lärosäten till godo. Ett exempel var konsortiets utbildningsmaterial som uppdateras vid varje sprint. Vid de större lärosätena tar man ibland fram eget utbildningsmaterial medan de mindre lärosätena använder konsortiets guider. Delas utbildningsmaterialet upp i kortare delar blir det enklare att använda för både mindre och större lärosäten och det blir dessutom lättare att anpassa lokalt.

Under mötet gick man tillsammans igenom målen med utgångspunkt från lärosätenas olika förutsättningar och alla deltagare fick tillfälle att framföra sina åsikter vad gäller prioriteringsordningen på målen.

– Det är första gången som vi har haft en rådgivande SUHF-grupp och det känns bra att lärosätenas representanter stödjer oss i arbetet med prioriteringarna i verksamhetsplanen. Nästa steg blir att styrelsen tar beslut om verksamhetsplanen vid nästa styrelsemöte den 6 december, berättar Mauritz Danielsson, konsortiechef.

Röster kring prioriterade mål:

– Prioriterat för oss är utdatafunktioner och uppföljning.

– Det finns många frågor som är viktiga och borde prioriteras men tre frågor som hamnar högt är behörigheterna, utdata och uppföljning.

– Det som borde prioriteras är att studenterna kan se sina resultatnoteringar innan resultatet är attesterat.

– Högt upp på listan hamnar möjligheten att kunna rätta och registervårda.

SUHF-gruppens deltagare:

  • Cilla Häggkvist, bitr. studieadministrativ chef vid Uppsala universitet samt ledamot i SUHF:s expertgrupp för studieadministrativa frågor.
  • Linda Severinsson, studieadministrativ chef vid Högskolan Väst.
  • Katarina Berglund Jonsson, studieadministrativ chef vid KTH.
  • Mats Möller, it-chef vid Karlstads universitet.
  • Magnus Annerfalk, it-chef vid Högskolan i Skövde.
  • Gun Wallius, Ladokexpert vid Göteborgs universitet.
  • Karin Magnusson, Ladokexpert vid Södertörns högskola.

Från Ladokkonsortiet deltog: Mauritz Danielsson, Catherine Zetterqvist, Staffan Ekstedt, Anna Åhnberg och Malin Zingmark.

Agenda:

  • Inledning och arbetet med verksamhetsplanen. VP2019, Mauritz Danielsson.
  • Målen för grundläggande förvaltning, Catherine Zetterqvist och Staffan Ekstedt.
  • Genomgång/diskussion övriga mål, Catherine Zetterqvist, Mauritz Danielsson, Anna Åhnberg och Staffan Ekstedt.
  • Fortsatt genomgång övriga mål. Saknas något mål?
  • Prioritering, Malin Zingmark.
  • Nästa steg i arbetet, Mauritz Danielsson.
2019-11-13

Igår var det möte med representanter från olika lärosäten för att diskutera hur administration av utbytesstudier fungerar i Ladok. Vad fungerar bra och vad behöver förbättras?

Igår, den 12 november hölls ett möte kring administration av utbytesstudier. Syftet med mötet var att bjuda in de som själva arbetar med att administrera utbytesstudier, höra hur olika lärosäten uppfattar Ladok, inom vilka områden systemet behöver utvecklas och vilka förbättringar som borde prioriteras. Mötet ägde rum på Westmanska palatset i Stockholm mellan 10-15.

Från konsortiet deltog Mauritz Danielsson, chef för Ladokonsoriet, Caherine Zetterqvist, produktägare för Ladok, Malin Zingmark, utredare vid konsortiet, Matz-Ola Cajdert, verksamhetsexpert vid konsortiet och Jan Winkle, verksamhetsexpert vid konsortiet.

Från lärosätena deltog Per Auster, Lunds universitet, Andrea Idbäck Wikström, Chalmers tekniska högskola, Annica Kaljevic, Sveriges Lantbruksuniversitet, Anna Sandelin, Linköpings universitet, Kersti Holmin, Mittuniversitetet, Åsa Kinnemar, Mälardalens högskola, Gun Wallius, Göteborgs universitet, Charlotta Törmä, Röda korsets högskola, Mari Sandin, Örebro universitet, Matt Greig, Uppsala universitet, Giulia Grillo Mikrut, Karolinska institutet, Titti Kjellander, Malmö universitet.

Mauritz Danielsson hälsade alla välkomna, förklarade syftet med mötet och gav en resumé av bakgrunden till dagens utbildningsadministrativa system. Catherine Zetterqvist förklarade anledningarna till att systemet fungerar som det gör idag, gav en redovisning av vad som har utvecklats hittills och vad som är inplanerat framöver. Malin Zingmark poängterade vikten av att ha möten som dessa för att kunna föra en öppen och konstruktiv dialog som gör att vi prioriterar det som är mest värdefullt för lärosätena.

Återstoden av dagen ägnades åt gemensamma diskussioner.

– En väldigt givande dag där vi kunde identifiera ett antal områden som skulle underlätta hanteringen av utbytesstudier markant. Detta tar vi med oss inför planeringen av verksamhetsplanen för 2020 underströk Mauritz Danielsson.

Synpunkter från deltagarna

– Ett bra möte där man fick klart för sig både likheter och olikheter mellan processerna på olika lärosäten. Det var även en bra blandning av Ladokkunniga och de med djupare kunskap om utbyten.

– Ett väldigt bra möte. Intressant och nyttigt att höra hur andra jobbar och vilka problem man upplever på respektive lärosäte.

– I det stora hela upplevde jag att de flesta tycker att Ladok fungerar bra. Det känns som om de stora problemen mycket har att göra med processerna på lärosätet. Kan vi få ”önskelistan” som sammanställdes tror jag man vinner mycket på att upplevelsen av Ladok är ett bra system. Vilket jag tycker att det är. Det finns saker att önska men så är det med alla nya system.

– För min del var det ett givande möte på flera sätt. Jag fick fördjupad kunskap om konsortiet och hur dialogen med användarna på lärosätena är tänkt att fungera samt hur beslut rörande utveckling och prioritering fattas. Det var värdefullt att få höra hur andra lärosäten organiserat sig och hur de lagt upp sin hantering av avtal och mobilitet efter införandet av nya Ladok. Dessutom var det viktigt att få framföra och förtydliga de synpunkter som vi samlat på oss i Malmö och bra att få höra vad andra lärosäten anser vara de viktigaste funktionerna i Ladok att åtgärda och vidareutveckla. Jag uppskattade det Mauritz frågade inledningsvis; ”Vad kan vi göra för att det ska upplevas bättre?” Det ger en känsla av att konsortiet vill jobba för att förbättra och förenkla för användarna, och det känns positivt. Min allmänna uppfattning var annars att de flesta som var där tycker att det fungerar ganska bra. Det låter som en bra idé att ni försöker åstadkomma några ”enklare” men synliga förändringar (som t.ex. intygen) som kommer göra att många ser en synlig förbättring och därmed bidrar till mer positiv syn på nya Ladok.

– Jag tyckte att det var väldigt bra att få berätta från verksamhetens håll vilka svårigheter Ladok har inneburit, och sedan att jobba lösningsfokuserat på att förbättra systemet utifrån de förutsättningar vi har. Jag tyckte stämningen var god, Ladok-gänget var prestigelöst och nyfiket. Så trots att systemet är fullkomligt o-anpassat för den internationella verksamheten känns det som 2020 kommer att innebära ganska påtagliga förbättringar. Jag skulle gärna se flera sådana här möten där vi från verksamheten kan påverka utvecklingen.

 

2019-11-29

23 december – 7 januari har vi begränsad bemanning inom Ladoksupporten.

Akuta problem under denna period hanteras via ärende i JIRA eller till vår supporttelefon.

Övriga ärenden som rapporteras i JIRA under denna period hanteras så snart som möjligt efter 7 januari.

Vänliga hälsningar från Ladoksupporten

Har ni frågor?
Kontakta Ladoksupport.

2019-11-13

Kommunikatör i Ladokkonsortiet

Beskrivning av Konsortiet och dess verksamhet

Ladok är ett nationellt system till stöd för högre utbildning i Sverige, som ger lärosätena stöd för olika delar av den studieadministrativa processen. Ladok ska underlätta för lärosätena att uppfylla regelverk och krav på uppföljning från regering och centrala myndigheter, samt att för egna behov kunna följa sina studenter.

Systemet ägs av lärosätena tillsammans genom ett konsortium. För närvarande ingår 37 högskolor i Konsortiet, samt Centrala studiestödsnämnden (CSN).

Lärosätena ansvarar för och äger datat i Ladok. Ladokkonsortiet ansvarar för vidareutveckling, förvaltning, support och drift av det gemensamma systemet.

Rollbeskrivning

Kommunikatören är den person som har ansvar för att lärosätena hela tiden upplever att de får god information om Ladok och konsortiets tjänster. De främsta kanalerna för information är webbsidor och epostutskick men även fysiska träffar och e-möten är viktiga för att sprida information. Den viktigaste egenskapen är att du gillar att kommunicera budskap på ett sätt anpassat till målgrupperna för informationen.

Kommunikatörens arbetsuppgifter omfattar bland annat att:

  • Ta fram och underhålla konsortiets kommunikationsplan samt driva aktiviteterna som beskrivs i planen
  • Genomföra intervjuer, skriva och sammanställa informationsmaterial till ladok.se samt nyhetsbrev
  • Säkra att webbplatsen ladok.se är levande och uppdaterad
  • I samarbete med systemutvecklare anpassa mallar och komponenter i webbplatsverktyget för ladok.se
  • Underhålla konsortiets dokumentmallar
  • Delta i och rapportera från konsortiets större möten och konferenser

Önskvärd profil

Önskvärda kvalifikationer och egenskaper för rollen är:

– Erfarenhet som kommunikatör

– Dokumenterat god kommunikationsförmåga

– Kännedom om studieadministrativa processer och Ladok

– God samarbetsförmåga

Meriterande är:

– Erfarenhet av att hålla i möten och workshops

– Lärosätesöverskridande samarbete

– Erfarenhet av arbete med verktyget WordPress

Omfattning och placeringsort för rollen

Rollen innebär ett uppdrag om ca 50%. Det är önskvärt att start sker senast i februari 2020 men exakt datum överenskommes med lärosätet. För att vara aktuell för denna roll ska man vara anställd hos en konsortiemedlem och avtal om uthyrning till Konsortiet överenskommes med konsortiechefen. Arbetsplatsen är på det egna lärosätet, men resande inom Sverige förekommer.

Läs mer om hur det fungerar att vara uthyrd till konsortiet på https://dev.ladok.se/om-oss/detta-ar-ladokkonsortiet/jobba-i-ladokkonsortiet.


Kontaktpersoner och ansökan

För mer information om uppdraget kontakta Malin Zingmark, ansvarig för kommunikation eller Mauritz Danielsson, konsortiechef .

Malin Zingmark, malin.zingmark@dev.ladok.se, 070-332 2006
Mauritz Danielsson, mauritz.danielsson@dev.ladok.se, 070-655 3353

Ansökan med angivna referenser skickas till Malin Zingmark senast 2019-12-15.